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Confira 7 dicas para adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
O Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec) lançou cartilha com orientações para pequenos negócios
Em vigor desde setembro do ano passado, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para garantir a proteção de informações pessoais armazenadas e compartilhadas por empresas, organizações da sociedade civil e poder público.
Para ajudar pequenos negócios a se adaptarem a essa realidade, o Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec) lançou uma cartilha com dicas para os microempreendedores. Além disso, há um documento voltado especificamente para as organizações do terceiro setor.
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“Além de ser um compromisso com o que determina a lei, o processo de adequação de organizações e empresas com os princípios de privacidade e proteção de dados pessoais é um ato de respeito cada vez mais valorizado pelos consumidores”, ressalta Teresa Liporace, diretora executiva do Idec.
Confira abaixo as dicas do Idec:
1. Definir o principal objetivo da adequação
É ideal que se defina um objetivo principal que a empresa pretende alcançar com a adequação, como reduzir a captação de dados ao mínimo necessário para realizar as atividades. De acordo com o Idec, esse propósito precisa estar ligado às atividades do negócio, à estrutura ou ao momento institucional.
A dica do Instituto para as micro e pequenas empresas é considerar que essa mudança pode aumentar sua eficiência e transparência, o que pode trazer impactos positivos na imagem do negócio, além de diminuir a chance de incidentes relacionados à gestão de dados.
2. Conscientizar e capacitar a equipe sobre a LGPD
Moldar-se de forma consistente à Lei requer que a empresa crie uma cultura de proteção de dados. Para isso, é fundamental que todas as pessoas da equipe detenham conhecimentos sobre a LGPD, quais são os principais conceitos, seus princípios, justificativas para tratamento e possíveis sanções.
O instituto recomenda que os pequenos empresários promovam capacitações e formações para os colaboradores constantemente.
3. Contratar serviço de consultoria ou implementação
Por ser algo relativamente novo, o ideal é contratar consultorias ou especialistas na implementação da lei. A dica do Idec para baratear o processo é contratar serviços avulsos ou por etapas. Optando pela consultoria, a empresa pode contar com a própria equipe para efetuar as demandas.
Entre as tarefas que a empresa ou profissional contratado para fazer a adequação devem fazer estão:
- Conscientização da equipe;
- Capacitação do encarregado de dados;
- Análise dos fluxos de dados da sua instituição e proposta de ajustes;
- Revisão de contratos e parcerias;
- Criação de cláusulas e avisos sobre captação de dados;
- Redação de documentos específicos da sua política de proteção de dados;
- Criação de listas de condutas (checklists);
- Monitoramento após a finalização do processo de adequação.
4. Mapear fluxos dos dados
Após a definição dos passos anteriores, o empreendedor deve mapear todos os processos que envolvem dados pessoais e, assim, detectar possíveis erros e fluxos que precisam ser modificados.
O Idec sugere fazer um levantamento a partir de formulários com perguntas sobre o processo que devem ser distribuídos a todos os colaboradores envolvidos no tratamento de dados.
Uma boa opção para esse passo é utilizar ferramentas prontas para a criação de fluxos online, como o LucidChart e o Draw.io.
5. Melhorar fluxos
Nesta etapa é importante identificar quais documentos são utilizados para captação de dados pessoais, adequando-os às cláusulas da Lei, bem como as finalidades dos tratamentos de dados pessoais feitos pela instituição.
Um passo indispensável é organizar os dados em documentos com acesso restrito às pessoas que precisam trabalhar com eles, de modo a garantir a proteção necessária.
Em alguns casos, pode ser adequado estabelecer um termo de confidencialidade a ser assinado pelos colaboradores.
6. Redigir os documentos de proteção de dados
Com quase todas as definições necessárias para a adequação concluídas, a empresa deve criar ou ajustar os documentos que comprovam o seguimento às regras estabelecidas pela LGPD. São eles:
- Política de privacidade;
- Aviso de cookies (rastreadores);
- Política Interna de proteção de Dados;
- Política de proteção de dados pessoais de colaboradores/as;
- Política de segurança da informação;
- Política de incidente de insegurança.
7. Definir o encarregado de dados
Por último, deve-se escolher o encarregado de dados da empresa, que será responsável pelas atividades de tratamento de dados pessoais e pelo contato com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e titulares. Essa função também pode ser exercida por uma empresa terceirizada.
A pessoa escolhida precisa entender bem os conceitos da Lei e os fluxos de dados da instituição, sendo capaz de operar seus mecanismos de proteção de dados, conforme explica o Idec.
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