Reuniões são aliadas ou vilãs da produtividade e da saúde mental no ambiente de trabalho?
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A convocação excessiva de reuniões, que muitas vezes nada resolvem, estressa vários profissionais que precisam conciliar os diversos desafios do dia a dia com a entrega dos resultados almejados pelas organizações. Sua empresa é assim? Você não está sozinho! Neste post, proponho uma reflexão profunda sobre o assunto, visto que existe uma grande diferença entre ‘ser ocupado’ e ser efetivamente ‘produtivo’, e isso impacta diretamente a saúde mental e o desempenho dos profissionais. Vamos entender?
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O Impacto da redução de reuniões no ambiente de trabalho
É fundamental que empresários e líderes estejam atentos ao fenômeno da “produtividade tóxica”, que se caracteriza pela pressão de ser produtivo o tempo todo durante e pós-trabalho. Esse fenômeno tende a se intensificar quando os profissionais enfrentam dificuldades em gerenciar suas atividades devido ao elevado número de reuniões e eventos corporativos.
Segundo uma pesquisa realizada pela Robert Half em 2023, em parceria com The School of Life, 44% dos líderes e 45% dos liderados admitem enfrentar problemas de produtividade devido a questões psicológicas. O impacto é evidente também no desempenho coletivo das equipes, como reconhecem 65% dos líderes. É imperativo refletir profundamente sobre o que realmente é necessário para que o ambiente de trabalho seja verdadeiramente produtivo, equilibrando eficiência e saúde mental.
A diferença entre ser ‘ocupado’ e ser ‘produtivo’
Estar ocupado significa estar constantemente em movimento, lidando com tarefas, reuniões e demandas sem necessariamente gerar resultados significativos. É aquela sensação de “fazer muito, mas entregar pouco”. Por outro lado, ser produtivo está relacionado a focar no que realmente importa, priorizar atividades de alto impacto e alcançar objetivos de forma eficiente.
A diferença fundamental está na gestão do tempo e na clareza de prioridades. Profissionais produtivos sabem dizer “não” para tarefas desnecessárias, delegam responsabilidades quando possível e utilizam ferramentas e metodologias que maximizam o valor do seu trabalho. Já os ocupados frequentemente se perdem em detalhes ou em um excesso de atividades que não contribuem para os resultados de alto valor.
É fato que muitas empresas cultivam uma cultura que valoriza excessivamente as reuniões, pois elas transmitem a sensação de que “coisas importantes” estão sendo discutidas. Em teoria, isso deveria ser verdade. Mas será que um profissional que participa de quatro reuniões por dia consegue realmente dar conta das suas atividades prioritárias?
Este profissional deveria estar realmente em todas as reuniões? Quais são as práticas mais nocivas à produtividade?
Práticas que tornam as reuniões improdutivas. Como corrigi-las?
Muitas são as questões que envolvem a prática de reuniões, no entanto, abaixo, elenco quatro que encontro com frequência em organizações nas quais sou Mentora de executivos. São elas:
1. Convocar as pessoas sem avaliar se “faz sentido” – ter todos os gestores de uma empresa na mesma reunião custa muito caro, principalmente quando a metade precisa apenas ter conhecimento do que foi deliberado. Ao convocar pessoas para uma reunião, é importante refletir se elas têm influência direta na tomada de decisão ou no assunto que será discutido. Depois, organizar o repasse das informações para aqueles que não estiveram presentes, mas que devem saber o que foi decidido.
2. Não estabelecer tempo para a reunião – reuniões muito longas normalmente perdem o foco, além de exaurir os participantes que, em um determinado momento, não estão mais processando corretamente as informações. Apostar em reuniões com duração entre 30 e 45 minutos trará mais resultado. Se a pauta for muito grande, o ideal é que seja dividida entre dois momentos.
3. Falta de registro em ata e plano de ação – registrar os encaminhamentos com seus respectivos responsáveis e prazos, e enviar posteriormente para os participantes, facilita o engajamento de todos nas questões que deverão ser resolvidas e a prestação de contas na reunião posterior.
O que fazer para criar um ambiente mais produtivo?
Reflexões para os empresários: a minha empresa tem a Hustle Culture (expressão que pode ser adaptada para “cultura da dedicação total” ou “cultura da hiperprodutividade”)? Isso se caracteriza pelo número excessivo de reuniões, muitas vezes improdutivas? Como isso está impactando os resultados de alto valor para o negócio?
Se a resposta é ‘sim’ para a primeira pergunta, é muito importante rever porque as reuniões são agendadas e repensar sobre novos critérios para realização de reuniões. Eventos informativos podem ser substituídos por e-mail ou outro canal alternativo, por exemplo. Reuniões que geram direções estratégicas para empresa; aquelas em que decisões importantes são tomadas; conexões importantes são firmadas; ou ainda momentos em que projetos são lançados são essenciais e merecem um destaque no calendário.
Reflexões para os líderes: se foi convocado somente para se manter atualizado, opte por utilizar outro canal de comunicação e negocie com o organizador. Se não está diretamente envolvido no assunto, negocie enviar um representante em seu lugar.
Reflexões para os gestores de Recursos Humanos: atuar estrategicamente e provocar essa discussão com os decisores é de suma importância. Pesquisas internas junto às lideranças para avaliar o impacto das práticas de reunião na organização gerarão dados para argumentar e criar hábitos. Você pode propor, por exemplo, o “no meeting day”, que é um movimento que teve início nos Estados Unidos e consiste em definir um dia na semana em que reuniões não são permitidas na empresa.
Por fim…, as reuniões que fazem parte do rito organizacional, tais como: reuniões mensais de resultado, rodadas de feedback, treinamentos, entre outras, deverão ser organizadas no calendário de forma que não prejudiquem a produtividade. O volume de reuniões não garante a produtividade, muito pelo contrário! Quando não são bem planejadas, prejudicam a saúde mental da equipe e comprometem a qualidade das entregas esperadas.
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