Quem controla a agenda, controla os resultados
Se a sua agenda fosse auditada hoje, ela sustentaria o discurso que você faz sobre produtividade? Na prática, o calendário é o lugar onde a verdade aparece sem filtro: o que entra, o que é priorizado e o que nunca encontra espaço.
Profissionais que vivem apagando incêndios costumam ter agendas reativas. Quem entrega resultados consistentes, trata a agenda como uma decisão estratégica. Não é falta de tempo que compromete a produtividade, é falta de controle sobre ele. Vamos refletir?
Um dos erros mais comuns na gestão da carreira é tratar a agenda como uma ferramenta meramente operacional. Reuniões se acumulam, compromissos se sobrepõem e, ao final do dia, a sensação é de cansaço, não de avanço.
Quando tudo é urgente, nada é realmente importante. A agenda, nesse contexto, deixa de servir ao dono dela e passa a comandá-lo.
Produtividade não está relacionada ao volume de tarefas executadas, mas à qualidade das decisões tomadas. E decisões de qualidade exigem tempo, foco e espaço mental, três elementos que raramente aparecem por acaso no calendário.
Quando a agenda é fragmentada, o raciocínio também se fragmenta. O resultado são decisões apressadas, retrabalho e a falsa percepção de que se está sempre correndo atrás.
Reuniões intermináveis; atrasos constantes nos compromissos; ou ainda sempre dizer “sim” às demandas dos outros, sem antes avaliar suas próprias prioridades, são alguns elementos que drenam tempo e energia, prejudicando o desempenho e a saúde mental.
Quando o indivíduo está sempre disponível para urgências, mas nunca para conversas estratégicas ou ações que realmente gerarão valor a sua vida, ele ensina, ainda que sem intenção, que se cuidar, pensar e planejar é secundário e apagar incêndios é a regra. A cultura se forma, em grande parte, pela observação dessas escolhas.
Dentre os principais vilões do descontrole de agenda está a dificuldade de dizer “não”. Para alguns, negar algo a alguém soa como uma grosseria e/ou falta de coleguismo. Para outros, tornar-se desnecessário para a empresa ou passar a não ser querido.
O fato é que, na maioria das vezes, está relacionado a como desejamos ser vistos pelo outro, à necessidade de agradar e a como está a nossa autoestima. Buscar sempre a validação do outro, sem considerar as próprias necessidades, pode anular limites importantes para a manutenção de um relacionamento saudável.
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Hábitos que contribuem para o controle da agenda
Assumir o controle da agenda é um ato de autoria. Significa decidir antes que o dia decida por você. Criar espaços protegidos para o que é estratégico, limitar reuniões que não geram valor e reservar tempo para acompanhamento e reflexão não é luxo, é responsabilidade de quem lidera e de todos os profissionais que desejam avançar na carreira.
Agenda não se preenche, se constrói e, para isso, alguns hábitos precisam fazer parte da rotina:
- A agenda é única! – evite o uso de duas ou mais agendas, você tem o mesmo tempo para todos os seus compromissos e eles precisam estar sinalizados em um único local. Este lembrete é importante principalmente para quem ainda utiliza as agendas físicas ou cadernos.
- Revise a agenda diariamente e semanalmente – acompanhar não é apenas olhar horários, é compreender prioridades e o impacto delas. A revisão diária ajuda a ajustar o ritmo; a semanal garante alinhamento com objetivos maiores e evita que o urgente engula o importante.
- Defina critérios claros para aceitar convites – nem toda reunião merece um espaço na sua agenda. Perguntas simples como “qual decisão será tomada?” ou “qual valor será gerado?” ou “posso enviar alguém do time para me representar?” ajudam a filtrar compromissos que apenas ocupam tempo sem produzir resultado.
- Bloqueie tempo para o que é estratégico – o que não entra na agenda tende a não acontecer. Momentos com a família, cuidar da saúde, planejamento, desenvolvimento de pessoas, estudos e reflexão precisam de espaços protegidos, assim como qualquer reunião formal.
- Agrupe atividades semelhantes – alternar tarefas operacionais, estratégicas e relacionais o tempo todo fragmenta a atenção. Organizar blocos por tipo de atividade aumenta foco, qualidade de entrega e reduz desgaste mental.
- Reserve tempo para acompanhamento e fechamento – decisões sem follow-up viram boas intenções. A agenda também deve conter momentos para checar avanços, corrigir rotas e consolidar aprendizados. No início do dia, reveja seus compromissos e, no final, analise seus resultados.
- Inclua pausas intencionais – agenda cheia não é sinônimo de agenda produtiva. Pausas planejadas preservam energia, clareza e capacidade decisória. Se uma atividade está consumindo você, parar por instante pode reorganizar as suas ideias.
- Reavalie e ajuste continuamente – a agenda precisa evoluir junto com a carreira. O que fazia sentido em uma fase pode não servir mais em outra. Revisar hábitos de agenda é, também, revisar prioridades de vida e de trabalho.
- Exercite dizer “não” – é comum ouvir essa queixa nas sessões de mentoria e o que normalmente aconselho é substituir o “dizer não” por “negociar expectativas”. Reflita: Por que isso me afeta? O que desejo defender quando sempre digo “sim”? Se envolve somente constrangimento de “negar”, exercite a comunicação assertiva para negociar expectativas e prazos. Inicie falando: “quero te ajudar, mas preciso entender a tua demanda...”.
No fim, a pergunta que fica é simples e desconfortável: se alguém analisasse sua agenda nas últimas semanas, que tipo de profissional ela revelaria?
Resultados consistentes raramente nascem do improviso. Eles começam, quase sempre, no calendário. O quanto você está se dedicando para alcançar o que é valioso para você?
Nesta coluna, trarei reflexões sobre carreira, liderança, coaching e as principais tendências que impactam o mundo do trabalho. Sua participação é muito bem-vinda. Comente, envie sua pergunta ou fale comigo pelo Instagram @delaniasantosds. Aproveite também para se inscrever no canal do YouTube @delaniasantosds. Será um prazer ter você comigo nessa jornada. Até a próxima!
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