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Seja bem-vindo ao clube! Muitos profissionais enfrentam esse desafio diariamente. Costumo dizer que onde tudo é prioridade, nada de fato, é prioridade, e isso gera um ambiente organizacional tenso e caótico. Neste post, trarei para você sugestões sobre como empresários, líderes e liderados podem repensar a produtividade nos negócios. Vamos lá?
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A rotina superocupada de Felipe!
Felipe tem 37 anos, é gerente de operações de uma empresa que atua no segmento supermercadista. Tem uma equipe com cinco coordenadores e está envolvido em quatro projetos especiais: implantação dos processos da área; treinamento de um novo gerente; planejamento estratégico; e planejamento orçamentário. Na última sessão, Felipe desabafou! Estava muito estressado porque além de estar sendo visto pelo time como um líder ausente e que nunca tem tempo, ao procurar os gestores das outras áreas quando precisa de ajuda, tem a mesma percepção. Afirmou estar trabalhando em uma empresa onde tudo é prioridade e seus líderes são inacessíveis.
Ouço relatos iguais ao do Felipe frequentemente. O mais preocupante é quando líderes decisores normalizam essa situação. Ao contrário do que muitos pensam, produtividade não significa uma agenda completamente cheia. O resultado desse caos é a incapacidade de identificar o que realmente importa. Empresários demandam de forma desordenada, líderes aceitam sem negociar e repassam para seus times sem considerar as demandas existentes. O que temos como consequência são líderes estressados, comprometidos com reuniões improdutivas e times sobrecarregados.
Como sair do caos?
Para mudar esse cenário, é essencial criar uma cultura de planejamento, clareza e diálogo. Tanto empresários quanto líderes precisam entender que priorizar é fazer escolhas conscientes que levam em consideração o momento do negócio, recursos necessários e prazos viáveis. Não é fácil, mas é necessário! Um bom começo é estabelecer processos claros de comunicação e negociação de prioridades com os líderes para que estes consigam negociar com seus times.
Priorizar tarefas ou projetos é uma estratégia importante para os negócios. Fazer isso tendo como base os objetivos estratégicos do negócio, além de garantir o alcance das metas, direciona o time para o que é relevante. Isso fortalece o sentimento de pertencimento. Abaixo aponto recomendações para empresários, líderes e liderados, para que o ambiente organizacional seja produtivo e traga valor real ao negócio.
Para os empresários:
Criar uma cultura de priorização começa com o exemplo. Antes de pedir novas demandas, avalie se elas realmente estão alinhadas com os objetivos estratégicos e se podem ser integradas ao fluxo de trabalho existente sem prejudicar a produtividade. Seu modelo de gestão impacta diretamente o desempenho dos seus gestores. Por isso, reflita sobre as condições de trabalho ao fazer solicitações. Clareza e foco ajudam a formar equipes mais engajadas e produtivas.
Para os líderes:
Gerencie expectativas com o seu gestor, seus pares, seus fornecedores e seus clientes. Não tenha receio de negociar prazos e de questionar se uma demanda é realmente urgente. Um líder eficaz alinha o time e protege sua equipe de sobrecargas, garantindo que as tarefas essenciais sejam concluídas com qualidade. Ao delegar uma demanda, verifique se o liderado tem as habilidades necessárias; negocie prazos; acompanhe o progresso e mostre o impacto da atividade nos resultados do time. Invista em ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudem a visualizar o progresso e permitam ajustes nas prioridades conforme necessário.
Para os liderados:
Nem tudo pode ser feito ao mesmo tempo. Se você se sente sobrecarregado, converse abertamente com seu líder. Apresente seu ponto de vista de forma construtiva, mostre as tarefas em andamento, sugira uma reorganização das prioridades e, se necessário, solicite recursos adicionais. Muitas vezes, o diálogo traz soluções que passam despercebidas no calor das demandas.
Como organizar as prioridades?
Agora que entendemos a importância de priorizar e alinhar expectativas, como colocar isso em prática? Aqui vão algumas estratégias:
- Elimine a mentira do ‘Multitarefa’: fazer várias coisas ao mesmo tempo não o torna mais eficiente. Na verdade, diminui o seu trabalho, leva-o ao estresse e suga 28% dos dias de trabalho, já que você precisará se reorientar para as principais tarefas após cada distração. Fonte: livro “A única coisa”, de Gary Keller
- Mapeamento das tarefas: levante todas as atividades e projetos em andamento. Categorize-as em urgentes, importantes e secundárias. Na dúvida, utilize a Matriz GUT ou Matriz de Priorização de Gravidade, Urgência e Tendência, que é uma ferramenta de gestão que ajuda a definir a ordem de prioridade de tarefas e problemas.
- Alinhamento com a estratégia: verifique com o seu líder se as prioridades estão em sinergia com os objetivos estratégicos da empresa e com as metas do time. Evite esforços desnecessários.
- Revisão frequente das prioridades: as circunstâncias podem mudar rapidamente no ambiente de negócios. Portanto, revise periodicamente as prioridades e as ajuste, conforme necessário. Reuniões curtas de alinhamento semanal podem ajudar.
- Negociação de prazos: líderes e liderados precisam estar confortáveis com a ideia de negociar prazos, recursos e até mesmo a exclusão de algumas atividades que não trazem valor significativo no momento.
- Uso de ferramentas tecnológicas: gerenciar tarefas e projetos manualmente pode ser complicado. Utilize softwares de gestão de projetos, como Asana, Trello ou Monday, para facilitar a visualização das prioridades e do progresso, além de manter a equipe sincronizada e as expectativas gerenciadas.
- Foco no essencial: uma vez definidas as prioridades, evite distrair-se com novas demandas. Mantenha o foco nas tarefas que realmente farão diferença nos resultados.
Essas estratégias, quando aplicadas de forma consistente, transformam ambientes de caos e sobrecarga em locais de trabalho mais organizados, produtivos e com maior bem-estar para todos. Quando todos entendem a importância de priorizar, os resultados surgem de forma mais fluida e com menos desgaste. A produtividade aumenta, o clima organizacional melhora e os negócios prosperam de forma sustentável.
Nesta coluna, trarei para você assuntos relacionados a carreira, liderança, coaching e tendências sobre esses temas. Contribua deixando sua pergunta ou sugerindo um tema de sua preferência, comentando este post ou enviando mensagem para o meu Instagram: @delaniasantosds.
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