Opinião
Como aumentar a produtividade no ambiente de trabalho
Excesso de informações, reuniões, redes sociais, avanços tecnológicos, e-mails, chats, ufa...são muitos os elementos que afetam o bem-estar emocional do profissional, impactando diretamente a sua produtividade no trabalho. Ser criativo e ter ideias inovadoras passa a ser um fardo em meio ao caos diário. Com o tempo passando cada vez mais rápido, empresas e líderes enfrentam um grande desafio perante as suas equipes. O que fazer?
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Uma pesquisa anual da Microsoft entrevistou 31 mil pessoas em mais de 30 países. O estudo revelou que no Brasil, 62% dos entrevistados dizem ter dificuldade de encontrar tempo e energia para cumprir todas as suas responsabilidades no trabalho – porcentual ligeiramente menor do que a mundial, 64%. Outros dados estão relacionados aos principais obstáculos da produtividade apontados no relatório, visto que no Brasil, 62% das pessoas afirmaram estar com dificuldade de ter períodos de foco ininterrupto para tarefas que exigem atenção.
Quais são os principais obstáculos?
Antes de mencionar as informações do estudo, é importante desmitificarmos o conceito de “produtividade”. Alguns profissionais orgulham-se em dizer que estão ocupados e erram feio quando associam isso ao fato de serem produtivos.
Produtividade é a relação da capacidade de produção com o tempo em prol de um objetivo. Se corremos de um lado para o outro e não alcançamos o objetivo com qualidade, não estamos sendo produtivos.
Dentre os principais obstáculos, alguns têm grande destaque:
1. Reuniões ineficientes e em excesso – algumas culturas cultuam reuniões para qualquer assunto. Muitas, sem objetividade e efetividade. Conheço profissionais que têm a sua agenda lotada de reuniões e para cumprir as atividades de sua função precisam levar trabalho para casa ou estender o seu horário de trabalho. Sabe aquela reunião que não tem hora para terminar e que quando termina nada de importante foi encaminhado? Ou aquela em que você foi convocado, mas na verdade a sua sensação é de que o assunto nada tem relação com a sua atividade?
2. Falta de objetivos claros – sabe aquela regra do jogo que não é clara? Aquela meta que você não entende como foi criada? Ou ainda as regras que mudam no meio da partida? Pois é! A mudança constante nos planos ou atuar sem entender os porquês podem afetar a produtividade.
3. Falta de inspiração no trabalho – quando a cultura e/ou o líder não inspiram ou quando o profissional não sente que seu trabalho tem um significado relevante,
não consegue manter o seu nível de comprometimento e engajamento. Muitos líderes ganham o mérito dos resultados alcançados e esquecem que os resultados foram produzidos pela equipe.
4. Dificuldade de encontrar informações de que precisa – não saber onde encontrar a informação que deseja despende muita energia do colaborador e compromete a qualidade da entrega das atividades.
Outros obstáculos...
5. Falta de planejamento - quando não planejamos nossas atividades, não estabelecemos com clareza as prioridades ou, ainda, não acompanhamos os resultados, perdemos a direção e, consequentemente, a motivação.
6. Esgotamento físico – excesso de trabalho e/ou falta de sono adequado podem gerar sensação de cansaço, falta de energia, concentração e foco.
7. Falta de feedback – não ter clareza sobre o seu desempenho pode prejudicar a identificação de pontos passíveis de melhoramento e atrapalhar a evolução da carreira. Pior que não saber como está indo, é ficar aguardando a iniciativa do líder imediato.
8. Não saber dizer “NÃO” – para alguns profissionais dizer “não” a uma demanda intempestiva ou a algo que não faça parte de suas responsabilidades é deselegante ou sinal de falta de colaboração. Para outros, representa a possibilidade de não ser validado e aceito pelos colegas.
O que fazer para aumentar a produtividade?
Aumentar a produtividade envolve desconstruir velhos costumes, desenvolver novos hábitos e adotar várias estratégias que envolvem autocuidado, disciplina, saber dizer não, entre outros. Abaixo elenco algumas ações que podem ser implementadas:
1. Estabeleça uma rotina matinal que impulsione a produtividade – acorde cedo, seja grato pela sua vida, faça a sua oração, exercite-se, adote uma alimentação saudável e equilibrada. Depois revise as atividades programadas para o seu dia. Fui mentora de uma executiva que tinha o hábito de escrever no seu diário os acontecimentos mais marcantes do dia. Mantinha esse hábito diariamente antes de dormir. No dia seguinte, durante o seu café da manhã, relia que escrevera e refletia sobre os aprendizados. Achei aquilo fantástico e levei esse aprendizado comigo: não há crescimento sem rotina e reflexão.
2. Defina metas e prioridades – estabeleça as metas do mês, semana, dia. Identifique as que têm prazos mais urgentes e programe as etapas de execução na sua agenda ou software de produtividade, estimando o tempo necessário para completar cada uma. Um erro muito comum é inserir na agenda somente a data
da entrega final. E a jornada? Quando vou ministrar uma palestra ou curso, por exemplo, incluo na agenda o dia em que estudarei mais sobre o tema, quando iniciarei a elaboração do material, revisão, ensaio e validação final. Isso me traz segurança, leveza na execução e, acima de tudo, uma agenda com períodos para lazer e pausas intencionais.
3. Encontre os seus horários “nobres” e os aproveite! – há pessoas que produzem melhor no período da manhã, outras, tarde da noite, entender o seu melhor momento é importante para realinhar a agenda e resguardar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Observe os horários em que você se sente mais produtivo e avalie se algo no ambiente o influencia. Isso o ajudará a alterar o fluxo, caso seja necessário.
4. Faça pausas intencionais – entre as atividades, faça uma pausa para o café, alongue-se, levante-se, ligue para quem você ama e diga que o ama, recarregue as energias. Essas práticas ajudam a circulação sanguínea, aumentam a concentração e potencializam o bem-estar.
5. Elimine distrações – evite o uso indevido do celular, mantenha o seu ambiente de trabalho organizado para que seja fácil encontrar as informações de que precisa. Inicie por coisas simples: organize os contatos das pessoas com quem você mais se relaciona no ambiente de trabalho; coloque aqueles relatórios ou documentos que precisam ser assinados sobre a sua mesa em um único lugar; em caso de assinaturas eletrônicas, mantenha a aba do site aberta para lembrá-lo; desative as notificações do celular e estabeleça um horário para olhar seus e-mails, suas mensagens pessoais e/ou para entrar em contato com a sua família, entre outras.
6. Exercite dizer “não” – é comum ouvir essa queixa nas sessões de mentoria e o que normalmente aconselho é substituir o “dizer não” por “negociar expectativas”. Reflita: Por que isso me afeta? O que desejo defender quando sempre digo “sim”? Se a questão é relacionada à autoestima, identifique as crenças limitantes que alimentam essa percepção, avalie ganhos e perdas e invista no seu autoconhecimento. Se envolve somente constrangimento de “negar”, exercite a comunicação assertiva para negociar expectativas e prazos. Inicie falando: “preciso entender a tua demanda...”.
7. Automatize tarefas repetitivas – utilize ferramentas/plataformas para enviar e-mails, gerenciar tarefas, agendar reuniões etc.
8. Priorize o sono de qualidade – desconecte-se dos dispositivos eletrônicos uma hora antes do seu horário de dormir, medite, faça a sua oração do dia e seja grato celebrando as conquistas e aprendizados do dia. Isso faz um bem!
9. Substitua algumas reuniões – se você é líder, escolha quais assuntos demandam uma reunião com toda a equipe. Opte por momentos individuais breves e o uso de outros canais para comunicação. Cuide para que suas reuniões sejam produtivas, convide somente quem realmente importa, determine horário de início de término e conclua o encontro com encaminhamentos que contribuam para o alcance do objetivo do encontro.
Ainda para os líderes...
10. Deixe as expectativas claras – é importante que cada liderado tenha consciência do papel de cada um e quais são as expectativas em relação ao seu trabalho. Atribuições, responsabilidades, atividades que não são negociáveis e aquelas que podem ser remanejadas em seus prazos, modelo de avaliação de desempenho, recompensas etc.
11. Antes de repassar outras prioridades para a equipe, faça um mapeamento das demandas em andamento e renegocie prazos, caso necessário. Muitos profissionais se perdem quando tudo é prioridade! O líder deve auxiliar o time na reorganização das atividades. Não desconsidere ou minimize as dificuldades apresentadas pelos liderados.
12. Promova momentos de descontração – celebre as pequenas conquistas e, em alguns casos, simplesmente reúna a equipe e demonstre o quanto ela é importante. Um bom papo, risadas e saber um pouco mais sobre cada um fazem a diferença.
13. Aceite que algo pode ser deixado de lado – se você é líder e está inserido em uma cultura na qual tudo é prioridade, as demandas aparecem desordenadamente e as pessoas vivem sobrecarregadas. Aceite que algo pode ser deixado de lado momentaneamente. Adoecer e esgotar a equipe não são opções viáveis. Identifique as atividades que trarão impacto mais positivo para a área e aposte nelas. Negocie as demais.
14. Seja um líder inspirador – dê o exemplo! A produtividade começa por você. Se a equipe, ao olhar para você, enxergar bons hábitos para o aumento da produtividade, o seguirá. O contrário também pode acontecer.
Lembre-se: “A melhor maneira de iniciar é parar de falar e começar a fazer!” Walt Disney
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Será maravilhoso ter você comigo nesta jornada. Até a próxima!
*Este texto reflete, exclusivamente, a opinião da autora.
