Gestão inteligente

Imprimir documentos é um procedimento comum para as empresas. Basta selecionar o arquivo e dar um clique para a impressora fazer o seu trabalho. Porém, esse processo tem um custo alto a médio e longo prazo, com os gastos de papel e tinta, sem contar a operação do equipamento de impressão em si. De acordo com dados do IDC Brasil (empresa de inteligência de mercado), cerca de 1 a 3% do valor recebido com vendas anuais de uma empresa no Brasil é gasto com impressões internas. Em tempos de orçamento limitado, trata-se de um montante considerável. Claramente se percebe que não é uma rotina sustentável. A boa notícia é que a tecnologia tem trazido facilidades cada vez mais presentes para os empreendedores, como as ferramentas especializadas em soluções de impressão e gestão de documentos.

Os softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por exemplo, apresentam funcionalidades que podem ser úteis para empresas dos mais diversos segmentos. “Com eles, é possível digitalizar documentos físicos e armazená-los em nuvem. Esse processo pode ser feito diretamente no equipamento, adaptado à necessidade da companhia. A empresa pode implementar um fluxo de documentos e manuseio personalizado, conforme a sua demanda”, explica Rodrigo Reis, Diretor Comercial e sócio da Reis Office, que atua no ramo de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

Além da economia no orçamento, essas soluções trazem vantagens, como um sistema de digitalização que separa as informações mais relevantes de cada documento e as indexa em um sistema de busca. “É possível fazer pesquisas usando não apenas o nome dos arquivos, mas também as informações contidas em um documento”, observa Rodrigo Reis.

Controle

O empreendedor recomenda que, na gestão das impressões dentro de uma empresa, o ideal é que esse controle seja feito por departamento e/ou usuário. Isso evita que cada pessoa imprima o que quiser, inclusive documentos pessoais. “Estabelecer um mecanismo de gerenciamento de uso dos equipamentos ajuda a manter esse processo sob controle”, diz o Diretor da Reis Office.

Outro problema que encarece os gastos com impressão é a existência de vários equipamentos em um mesmo setor. Às vezes, uma empresa instala impressoras de uso residencial supostamente por serem mais econômicas. “Como os suprimentos domésticos têm menor durabilidade e a empresa conta diversos modelos, é necessário estocar vários suprimentos diferentes e efetuar a troca com grande frequência. Utilizar um equipamento mais robusto e profissional, mesmo que mais caro, reduz expressivamente os gastos mensais e traz ganhos em gestão de estoque, tempo e eficiência de impressão”, esclarece Rodrigo Reis.

Se a empresa pretende reduzir gastos e otimizar o trabalho, deve estabelecer uma gestão de fluxo de documentos de forma digital. “Com isso, é possível liberar acesso a pastas específicas para cada colaborador e departamento. A empresa pode elaborar um fluxo de trabalho de forma prática e digital, fazendo com que o colaborador digitalize ou imprima documentos específicos das pastas que possui acesso. Isso também facilita a procura de documentos, pois todos seguirão uma lógica única, permitindo que sejam localizados por meio de uma matrícula, um CPF, um CNPJ ou qualquer outro tipo de código-chave que seja implementado no fluxo de documentos”, orienta Rodrigo Reis.

Para utilizar ferramentas de gestão digital de documentos, o empreendedor deve contratar uma empresa especializada na área. Em pouco tempo, os benefícios vão aparecer no orçamento. “A empresa fará uma consultoria para entender o que o cliente precisa, propondo soluções que serão adequadas ao seu porte”, diz Rodrigo Reis, Diretor da Reis Office.