Você participa de muitas reuniões todos os dias? Sim?! Destas reuniões, quantas realmente são produtivas e geram encaminhamentos importantes para o sucesso do negócio? Poucas?! Você não é o único a ficar angustiado com essa prática. Muitos profissionais reclamam do excesso de reuniões e dos seus formatos pouco objetivos. Neste post, proponho uma reflexão sobre o assunto, visto que está cada vez mais difícil conciliar os diversos desafios do dia a dia com a entrega dos resultados almejados pelas organizações.
A Microsoft divulgou, em março de 2022, a segunda parte do relatório anual Índice de Tendências do Trabalho, intitulado “Grandes Expectativas: permitindo que o trabalho híbrido funcione” O estudo envolveu entrevista com 31.000 pessoas, de 31 países, incluindo o Brasil, Argentina, Colômbia e México, além de contar com uma análise de sinais de produtividade do Microsoft 365 e tendências de trabalho do LinkedIn.
O estudo mostra que o usuário médio do Teams teve um aumento de 153% no número de reuniões e um aumento de 252% no tempo de reunião semanal entre fevereiro de 2020 e 2022. Já os chats enviados por pessoa aumentaram 32% desde março de 2020. O período de trabalho aumentou, globalmente, sendo que o trabalho pós-expediente e nos finais de semana aumentou 28% e 14%, respectivamente.
Um estudo realizado pela MIT Sloan com 76 companhias globais, que introduziram de um a cinco dias sem reuniões por semana, mostra que as pessoas gastam hoje mais de 85% de seu tempo em reuniões e esse exagero, além de gerar um custo emocional, pois afeta negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas, gera um custo financeiro considerável para a empresa.
Uma calculadora foi desenvolvida pela Harvard Business Review, incluindo informações tais como tempo de duração da reunião; número de participantes e seus salários, para simular o custo dessas reuniões para a organização.
Práticas que tornam as reuniões improdutivas:
- Não estabelecer tempo para a reunião – algumas reuniões são pouco objetivas. Tem hora para iniciar, mas se prolongam demais, e isso prejudica a organização das outras atividades dos participantes. Estabelecer um tempo coerente, de acordo com a pauta, é o mais adequado.
- Falta de pauta – a pauta deve ser estabelecida com antecedência e os participantes devem ter conhecimento do conteúdo, antes da reunião.
- Falta de registro em ata – registrar os encaminhamentos e enviar posteriormente para os participantes facilita o engajamento de todos nas questões que deverão ser resolvidas.
- Finalizar sem plano de ação – na medida em que os assuntos forem sendo tratados, algumas ações podem ser demandadas. Estas ações precisam ser negociadas e registradas para a prestação de contas na reunião posterior.
- Iniciar sem o resgate do último encontro – é importante prestar contas dos acordos da reunião anterior, principalmente nas reuniões que são recorrentes, tais como as reuniões mensais de resultado. Você já participou de reuniões nas quais os assuntos sempre são os mesmos? Pois é! Essa sistemática visa comprometer e engajar o time em torno das soluções importantes para o negócio.
- Incluir assuntos diversos na pauta, de maneira desordenada – assuntos fora da pauta podem surgir, mas é imprescindível que eles estejam conectados com o teor do encontro. Caso contrário, assuntos menos importantes podem ganhar um destaque desnecessário.
- Convocar as pessoas sem avaliar se “faz sentido” – já presenciei encontros nos quais o líder e o seu sucessor estavam presentes, quando, na verdade, o ideal seria ter a presença de um deles. Ao convocar pessoas para uma reunião, é importante refletir se elas têm influência direta na tomada de decisão ou no assunto que será discutido.
O que fazer para criar um ambiente mais produtivo?
1. Defina quais reuniões são realmente importantes
Antes de agendar uma reunião, avalie: alguma decisão importante será tomada? Se não fosse possível realizar essa reunião (presencial ou remota), que outro canal seria utilizado? Esse canal alternativo resolveria? Se a resposta for sim, não marque a reunião. Isso enxugará da agenda as reuniões de baixo valor ou sem valor.
Reuniões que geram direções estratégicas para empresa; aquelas em que decisões importantes são tomadas; conexões importantes são firmadas; ou ainda momentos em que projetos são lançados são essenciais e merecem um destaque no calendário.
Se você foi convocado e é liderado ou par de quem organizou o evento, e está com a sua agenda comprometida com outras “prioridades”, reflita e negocie com o anfitrião:
- Se foi convocado somente para se manter atualizado, opte por utilizar outro canal de comunicação e negocie com o organizador como você terá acesso às informações.
- Se você ocupa um cargo de liderança, mas não está diretamente envolvido no assunto, negocie enviar um representante em seu lugar.
- Em último caso, informe ao organizador as outras prioridades que podem ficar comprometidas com a sua participação na reunião.
2. Organize as reuniões que são obrigatórias
As reuniões que fazem parte do rito organizacional, tais como: reuniões mensais de resultado, rodadas de feedback, treinamentos entre outras, deverão ser organizadas no calendário de forma que não prejudiquem a produtividade. Eleger a quantidade de dias que podem ser envolvidos com essas atividades e o tempo dedicado a cada uma delas, é uma alternativa. Isso exigirá um pouco mais de atenção com a comunicação interna.
O “no meeting day” é um movimento que teve início nos Estados Unidos e consiste em definir um dia na semana em que reuniões não são permitidas na empresa, favorecendo, assim, a produtividade com foco total no dia escolhido.
3. Seja criterioso(a) na convocação dos participantes
Respeitar o tempo das pessoas é um princípio importante. Convide somente as pessoas imprescindíveis para a pauta planejada e, de preferência, compartilhe-a com antecedência.
4. Prepare o ritual da reunião e execute conforme planejou
Para que não falte tempo para abordar todos os assuntos, organize-os por ordem de prioridade e o tempo destinado para cada um. Determine quem ficará responsável pela formalização da ata para que, posteriormente, todos os participantes recebam o resumo do que foi discutido e o plano de ação.
Na abertura da reunião, repasse a pauta que será seguida e firme um contrato de convivência (comportamentos que devem ser estimulados no encontro, tais como: objetividade, respeito pela opinião do outro etc.).
5. Conclua a reunião com a elaboração de um plano de ação
Organize as ações que apoiarão a resolução dos assuntos debatidos em reunião, para garantir que as pessoas mantenham o foco no que realmente interessa. O plano de ação deve conter as tarefas a serem executadas com seus respectivos prazos e responsáveis.
Importante:
O volume de reuniões não garante a produtividade, muito pelo contrário! Quando não são bem planejadas, estressam a equipe e comprometem a qualidade das entregas esperadas.
Nesta coluna, trarei para você assuntos relacionados a carreira, liderança, coaching e tendências sobre os assuntos. Contribua deixando sua pergunta ou sugerindo um tema de sua preferência, comentando este post ou enviando mensagem para o meu Instagram: @delaniasantoscoach.
Será maravilhoso ter você comigo nesta jornada. Até a próxima!
*Este texto reflete, exclusivamente, a opinião da autora.