Quantas vezes a frase: “depois eu faço isso!” invadiu a sua mente e norteou o seu comportamento durante o dia? Várias vezes? Este é o cenário de muitos profissionais. Vamos entender?
A procrastinação, que é aquela tendência a adiar tarefas e compromissos importantes em prol de atividades “mais prazerosas e imediatas”, é um desafio enfrentado por muitas pessoas em seu cotidiano corporativo. Esse comportamento pode ser prejudicial à produtividade e à saúde mental.
Quando procrastinamos, sentimos culpa e, ao mesmo tempo, arranjamos desculpas para justificar, o que, muitas vezes, é injustificável.
Diferentemente do que muitos pensam, procrastinação não está necessariamente ligada à preguiça, à falta de compromisso e a problemas de gestão do tempo.
Pode ser consequência da falta de habilidade para lidarmos com pressão, distrações, fuga de tarefas complexas; medo de errarmos; ou por estarmos inseridos em um ambiente organizacional caótico, que estimula o ciclo vicioso da procrastinação.
Demandas desordenadas, excesso de reuniões, constantes mudanças de planos, líderes imediatistas, entre outras características, institucionalizam essa prática. Seja qual for a causa, esse ciclo pode ser rompido.
Qual o ciclo vicioso de quem procrastina?
Adiamento
O adiamento de tarefas ou obrigações é frequentemente acionado por diversos fatores, tais como a falta de motivação, medo do fracasso, perfeccionismo ou até mesmo por não se gostar ou se identificar com a atividade.
Alívio temporário, com justificativas que alimentam a procrastinação
É comum a criação de justificativas que alimentam a decisão de adiar: “depois resolvo com mais calma” ou “vou concluir a mais simples primeiro!” ou “preciso de mais tempo para ficar perfeito!” ou “estava ocupado com outras coisas”, etc. Todas essas desculpas nos fazem pensar que estamos certos. Esse alívio passageiro apenas adia o confronto inevitável com a tarefa, perpetuando o ciclo da procrastinação.
Culpa por ter procrastinado
A culpa entra em cena quando percebemos as perdas que tivemos, os atrasos nas entregas, o feedback do líder, o excesso de atividades acumuladas, etc. Frustração e um forte sentimento de incapacidade invadem nossas mentes.
Promessas
Depois da culpa vem a promessa de mudança. Prometemos mudar e nunca mais cometermos os mesmos erros, sem nos aprofundarmos nas causas. A falta de identificação dos gatilhos alimenta a continuidade do ciclo, afinal, não conseguimos mudar o que desconhecemos.
Se você está nesse ciclo vicioso, precisa parar, refletir e tentar identificar quais são as causas. O que alimenta a sua procrastinação? O que tenta defender ou garantir quando age dessa forma?
Proponho um exercício rápido, vamos lá?
Pegue papel e caneta e siga as instruções:
Desenhe uma tabela na folha com cinco colunas. Título de cada coluna:
1. Atividades/decisões; 2. Causas; 3. Ganhos. Responda respectivamente:
O que procrastinei nos últimos trinta dias? Elenque as atividades/decisões, uma abaixo da outra.
Ao lado de cada uma, na segunda coluna, responda: por que procrastinei? (Causas)
Mais uma vez, ao lado da resposta anterior, na terceira coluna, responda: o que ganhei procrastinando essa atividade/decisão? (Ganhos)
As próximas duas colunas serão esclarecidas ao longo do post. Observe que a terceira coluna visa entender os ganhos da procrastinação. Acredite, quando agimos assim, pensamos em ganhar e, muitas vezes, esses falsos benefícios são os principais sabotadores para manter esse ciclo vicioso.
Ganhar tempo, relaxar, concentrar-se melhor e/ou se poupar de algo estressante pode parecer correto e tentador. Depois continuaremos o exercício. Aguenta aí...rsrs
O que fazer para romper as barreiras e combater a procrastinação?
- Superar a procrastinação exige autoconsciência, esforço e autodisciplina. A repetição do ciclo vicioso traz muitos prejuízos à carreira: queda de produtividade, aumento do stress e ansiedade, prejuízo à autoestima; e pode impactar negativamente até nas relações pessoais. Abaixo, elenco algumas sugestões para a criação de um novo hábito:
- Tenha um comportamento accountable, ou seja, escolha agir diferente e assuma a responsabilidade por isso. Sempre teremos pela frente atividades das quais não gostamos ou que as achamos muito complexas, mas, ao assumirmos um desafio profissional, somos responsáveis pelo “pacote completo”. Mude sua perspectiva e procure ver os ganhos que você terá se não negligenciar suas entregas.
- Estabeleça prioridades para que você consiga gerir o seu tempo com mais efetividade. Classifique as tarefas em termos de urgência (com prazos iminentes) e importância (contribuem para seus objetivos de longo prazo). Avalie o impacto de cada atividade e o seu prazo de execução.
- Divida as grandes tarefas em pequenas etapas e estabeleça metas claras e prazos realistas. É comum ver profissionais lotando as suas agendas sem levar em consideração os imprevistos do ambiente corporativo ou estabelecendo prazos totalmente fora da realidade. Planeje e crie marcos de acompanhamento.
- Identifique os seus horários de maior produtividade e foco. Utilizar esse espaço de tempo para as atividades mais desafiadoras o ajudará a ser mais eficaz.
- Crie um ambiente livre de distrações porque elas podem levá-lo ao ciclo vicioso da procrastinação.
- Desative as notificações de aplicativos e dos e-mails, defina horários para responder suas mensagens, olhar suas redes sociais e limite o tempo que será gasto.
- Estabeleça os horários observando a dinâmica da empresa. Ex.: os e-mails mais importantes chegam a sua caixa de entrada no início do dia? Reserve os seus primeiros minutos para fazer isso. Negocie com as pessoas com quem você mais se comunica como funcionará essa organização.
- Ao sair de casa, compartilhe com a sua família como será o seu dia, em quais horários poderá atendê-los e o que eles devem fazer caso algo urgente aconteça. Com relação as suas redes sociais, opte pelos seus momentos de pausa ou fora do horário de expediente.
- Evite tentar ser multitarefa, intercalando atividade do trabalho com a pendência da faculdade. A falta de foco afeta a concentração e consequentemente a qualidade do trabalho.
- Mantenha o seu espaço de trabalho limpo e organizado. Crie atalhos no seu computador para facilitar a identificação dos arquivos mais importantes.
- Compartilhe metas e responsabilidades com os colegas de trabalho que apoiam suas atividades. Quando nossas entregas dependem da participação de outras pessoas, é importante transparência na negociação de prazos e comunicação constante.
- Reavalie as prioridades regularmente para ajustá-las, caso seja necessário.
Continuando o exercício, chegou a hora de completar a tabela:
Inclua o título da terceira e quarta coluna, respectivamente: mudando de perspectiva / ação estratégica. Responda:
Na terceira coluna: o que você poderia ter feito de diferente para não procrastinar e resolver rapidamente esta questão? Mais uma vez responda ao lado de cada tópico;
Na quarta coluna: finalizando, escolha entre essas atividades/decisões aquelas que são demandadas corriqueiramente e estabeleça uma ação que vise impedir que você as procrastine.
Aja! Ao enfrentar a procrastinação, você aprende mais sobre si mesmo, seus hábitos e seus comportamentos. Não deixe para amanhã, comece agora! Essa caminhada trará crescimento pessoal e profissional.
Nesta coluna, trarei para você assuntos relacionados a carreira, liderança, coaching e tendências sobre os assuntos. Contribua deixando sua pergunta ou sugerindo um tema de sua preferência, comentando este post ou enviando mensagem para o meu Instagram: @delaniasantoscoach
Será maravilhoso ter você comigo nesta jornada. Até a próxima!