Você já terminou o seu dia de trabalho exausto, mas com a terrível sensação de que não fez nada? Já me senti assim inúmeras vezes! Sem dúvida, esse sentimento é muito comum nos ambientes corporativos. Ouço, constantemente, profissionais se queixando de cansaço físico e mental, atribuindo-o ao excesso de trabalho, no entanto, saber lidar com as demandas com disciplina e foco é um grande desafio.
A produtividade está relacionada a resultados práticos. Se após um dia de trabalho, o que foi produzido não é relevante ao que realmente tem impacto positivo em sua atividade profissional e para a empresa, algo está errado. Reuniões improdutivas; participar de vários grupos de WhatsApp; interrupções constantes no fluxo de trabalho; envolvimento em conflitos cotidianos que promovem ruído na comunicação ou problemas interpessoais, prejudicam a produtividade e aumentam o nível da ansiedade, visto que, cada vez mais, empresas estão avaliando seus funcionários pela qualidade de suas entregas.
É possível aumentar a produtividade, sem alterar a carga de trabalho, mas isso requer disciplina e foco no que realmente importa.
Alguns hábitos que prejudicam a produtividade no ambiente de trabalho e aumentam o nível de ansiedade. O que fazer?
Uso indevido do celular
O uso excessivo do celular pode causar transtornos de ansiedade, depressão, dificuldade de concentração e insônia. Segundo estudo realizado pela Comscore (empresa dos Estados Unidos de análise da internet), o Instagram é a rede social mais consumida no Brasil e é responsável por manter o brasileiro 14,44 horas mensais na plataforma. YouTube é a segunda rede social e o TikTok, a terceira, com 12,22 horas e 9,27 horas, respectivamente.
O que fazer?
- Estabeleça um tempo limite para o uso das redes sociais, se for possível, determine o horário. No Instagram, na função “Sua atividade”, é possível definir limite diário de tempo de navegação. Varia de 15 minutos a cada 2 horas.
- Bloqueie as notificações dos aplicativos que roubam mais a sua concentração - elas funcionam como um mecanismo para estimular a abertura dos aplicativos.
Criação exagerada de grupos no WhatsApp
As empresas potencializaram o uso desse aplicativo para facilitar a comunicação com as equipes. É comum ver profissionais participando de dez, quinze, vinte grupos de WhatsApp. O que antes facilitou a produtividade, hoje pode ser um grande vilão. O excesso de notificações e interações, muitas vezes sem importância, afeta a saúde mental, aumenta o nível da ansiedade e prejudica a concentração.
O que fazer?
- Identifique os grupos de WhatsApp que realmente são relevantes para sua atividade e negocie com os administradores a sua participação. Você pode somente acompanhar? Tem que interagir? Se sim, pode ser em horários específicos estabelecidos por você?
- Se você é administrador do grupo é importante estabelecer um código de conduta para o uso da ferramenta. Qual o objetivo do grupo? O que deve ser postado? O que não será permitido? Lembre-se: grupos corporativos podem ser utilizados contra a empresa quando são mal utilizados. Ter cuidado com o nível das informações postadas é de suma importância.
Excesso de reuniões
Encontros pouco produtivos, com assuntos repetitivos e sem encaminhamentos objetivos, eis uma receita eficaz para prejudicar o alcance de resultados relevantes. Leia o post COMO TORNAR SUAS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS.
O que fazer?
- Se você é o anfitrião, defina quais reuniões são realmente importantes e as organize. Seja criterioso na convocação dos participantes e respeite o tempo das pessoas. Convide somente as pessoas imprescindíveis para a pauta planejada e, de preferência, compartilhe-a com antecedência.
- · Se você for convocado, avalie a pauta e analise se sua presença é indispensável. Se não for, informe as prioridades que estão em andamento ao anfitrião e veja de que forma pode se manter informado sobre os tópicos discutidos.
Interrupções constantes do fluxo de trabalho
Em matéria para o Wall Street Journal, uma especialista em Neurociência citou que, a cada interrupção, o nosso cérebro demora aproximadamente 23 minutos para voltar ao desempenho máximo à tarefa original. Imagine isso no seu dia a dia! Seu líder interrompe para informar uma “nova prioridade”; o colega para falar do fim de semana; você, para olhar seu Instagram; entre outros momentos em que você se distrai no ambiente de trabalho. Quantas horas o seu cérebro perde para retomar seu desempenho?
O que fazer?
- Mapeie as suas principais interrupções e crie uma estratégia para cada uma delas. Se as interrupções estiverem relacionadas com procedimentos do setor ou com falta de informação, antecipe-se.
- Compartilhe conhecimento. Crie uma pasta no drive contendo os principais procedimentos da sua atividade, ou com dicas para as principais dúvidas dos colegas, e informe a todos como acessar.
- Estabeleça um horário para olhar suas redes sociais, interagir com os colegas para falar sobre o fim de semana, compartilhe com todos a sua decisão e explique o porquê.
Falta de disciplina para cumprir o planejamento diário e a ordem das prioridades
Mais importante que elaborar seu planejamento diário é cumpri-lo. Muitas vezes, com a falsa sensação de que estamos adiantando o trabalho, pulamos itens que são prioridade na lista e focamos nas atividades mais fáceis de fazer. Isso compromete o tempo necessário para a realização das atividades prioritárias e mais relevantes.
O que fazer?
- Estabeleça uma rotina de planejamento e acompanhamento – reservar alguns minutos antes de iniciar o dia de trabalho para realinhar as atividades e entregas permitirá que você redistribua melhor o seu tempo.
- Evite organizar as atividades utilizando 100% do seu tempo, isso dificultará a tratativa de algum imprevisto.
- Faça uma pausa, após cada atividade ou cada etapa mais complexa finalizada. Durante a pausa de 5 a 10 minutos, retome as outras atividades programadas.
- Lembrete: as pausas também devem ser programadas no planejamento. Algumas técnicas de gestão do tempo, tais como a Pomodoro, podem ser adotadas. Porém, deve-se avaliar o tempo médio de cada atividade para não interrompê-la no auge de sua produtividade. A pausa é importante para reduzir o nível de ansiedade.
Não saber dizer “NÃO” e/ou pedir ajuda
Muitos profissionais se sentem desconfortáveis ao negar algo para alguém. Quando ouço isso em sessões de mentoria, normalmente, peço para que o mentorado ressignifique esse “não”, internalizando que ele pode ser substituído pelo ato de “negociar” um pouco mais a sua participação em outras atividades, projetos ou apoiar algum colega de trabalho.
O que fazer?
- Entender que deve negociar, respeitando as suas prioridades e entregas, é mais “simpático”. Ao ser demandado, negocie prazos e prioridades. Inicie o diálogo dizendo: “quero muito te ajudar, mas tenho algumas demandas urgentes.”; “Posso pensar sobre isso? Tenho algumas pendências importantes para resolver...”.
- Peça ajuda! Essa atitude o ajudará a não perder tempo “tentando” resolver sozinho. Converse com colegas mais experientes, peça orientação ao seu líder, caso não esteja clara a ordem das prioridades e/ou quais são os resultados esperados.
- Lembre-se: dizer “não” com coerência, de maneira honesta e educada, não vai fazer de você um “egoísta”. Ao fazer isso, você está dizendo “sim” a si mesmo.
Nesta coluna, trarei para você assuntos relacionados a carreira, liderança, coaching e tendências sobre os assuntos. Contribua deixando sua pergunta ou sugerindo um tema de sua preferência, comentando este post ou enviando mensagem para o meu Instagram: @delaniasantoscoach
Será maravilhoso ter você comigo nesta jornada. Até a próxima!
Este texto reflete, exclusivamente, a opinião da autora.