Empreender por conta própria é o sonho de milhões de brasileiros, mas transformar uma ideia em um negócio viável exige planejamento prático que vai muito além do entusiasmo.
Para quem deseja começar do zero, entender os caminhos da formalização e os princípios básicos de administração é o primeiro passo para garantir a sobrevivência da nova empresa.
Para detalhar essa jornada com segurança, o Diário do Nordeste conversou com a contadora especialista em contabilidade tributária Pauline Dias
e com Alan Girão, analista da Unidade de Políticas Públicas do Sebrae/CE. Eles trazem orientações técnicas e conselhos práticos para quem quer abrir as portas com o pé direito.
A escolha do formato jurídico depende diretamente do tipo de atividade e da expectativa de faturamento. De acordo com Pauline, se o faturamento previsto ficar até R$ 81 mil por ano (cerca de R$ 6.750 por mês), a pessoa pode abrir como Microempreendedor Individual, popularmente conhecido como MEI.
Porém, "é preciso ter atenção para saber se a atividade escolhida (o CNAE) permita, já que existem atividades impeditivas, e o MEI só pode ter um funcionário", reforça.
A especialista exemplifica que setores tradicionais se beneficiam logo de início. "Quem vai vender quentinhas normalmente se encaixa no MEI, e vale a pena começar assim, já que o modelo de Microempresa (ME) tem um custo mensal mais alto".
No entanto, ela alerta que "é importante acompanhar o faturamento de perto para migrar para ME no momento certo, e para isso uma consultoria contábil faz diferença".
O formato simplificado oferece vantagens burocráticas significativas. "O MEI também tem a vantagem de pagar um valor fixo mensal, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) e pode ser aberto de forma rápida e gratuita pelo Portal do Empreendedor, o que ajuda muito quem está começando com pouco capital", explica.
Quando o negócio não pode ser MEI
No entanto, Pauline recomenda "consultar a lista de atividades permitidas para MEI diretamente no Portal do Empreendedor (gov.br/empreendedor), na hora de escolher o CNAE, assim o empreendedor já sabe de imediato se a atividade dele se enquadra ou não".
Há casos em que o MEI é proibido desde o primeiro dia. Há uma lista de profissões e outras atividades que são vedadas para esta modalidade, mesmo com pouco faturamento. "Já um psicólogo ou um fisioterapeuta, por exemplo, nesses casos a abertura já precisa ser feita como ME desde o início", esclarece.
Além disso, Pauline reforça que, embora o "MEI seja a única categoria que não exige, por lei, a contratação de um contador", ter uma assessoria contábil ajuda o empreendedor a "ficar por dentro das regras, acompanhar o negócio de perto e evitar multas, fiscalizações e o desenquadramento por ultrapassar o limite de faturamento".
Veja o passo a passo
Para que a empresa opere de forma regular e sem sobressaltos jurídicos, Dias aponta que existe uma ordem cronológica essencial a ser seguida pelo empreendedor. A ação é composta por 11 etapas e evita possíveis "dores de cabeça". Veja abaixo:
- Consulta de viabilidade do endereço e da atividade.
- Registro do contrato social (ou ato constitutivo).
- Definição do regime tributário.
- Emissão do CNPJ.
- Inscrição municipal e, se for comércio ou indústria, inscrição estadual.
- Abertura da conta bancária PJ.
- Alvará do Corpo de Bombeiros.
- Alvará de vigilância sanitária (quando a atividade exigir).
- Licença ambiental (quando a atividade exigir).
- Alvará de localização e demais licenças específicas da atividade.
- Cadastro no eSocial, caso o negócio já vá contratar funcionário.
A especialista enfatiza que, em todas as etapas, contar com uma consultoria é essencial para não perder prazo nem cometer erros na abertura do negócio.
Quais são os custos do primeiro mês
O planejamento financeiro inicial não deve focar apenas na compra de mercadorias. Segundo Pauline, é preciso prever os custos burocráticos imediatos.
"Além do investimento no produto ou serviço, o empreendedor precisa contar com taxa da Junta Comercial para abrir o CNPJ, taxas de licenças e alvarás (que variam conforme a atividade e o porte do negócio), certificado digital e o software para emissão de notas fiscais e gestão", lista.
Ela acrescenta que esses gastos se estendem ao funcionamento mensal básico.
"Além desses custos iniciais, já entram no primeiro mês o DAS mensal (Simples Nacional ou MEI), os honorários mensais do contador para a manutenção contábil (caso tenha) e, dependendo da atividade, Imposto sobre Serviços (ISS) ou Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Se já começar com funcionário, também é preciso considerar os encargos trabalhistas e previdenciários", reforça.
É possível empreender de casa?
Para quem quer economizar no aluguel comercial de início, a contadora esclarece que "é possível registrar um CNPJ no endereço residencial, mas isso depende da atividade exercida e das regras de uso e ocupação do solo do município".
Ela detalha as regras de facilidade e restrição. "Para negócios de baixo risco, principalmente atividades de prestação de serviços sem atendimento ao público, sem estoque relevante e sem impacto na vizinhança, normalmente é mais simples utilizar a própria residência como endereço da empresa", observa.
Por outro lado, "atividades como comércio atacadista, por exemplo, costumam ter restrição em endereço residencial, dependendo do município".
A chave para evitar dores de cabeça é a pesquisa prévia. "Antes da abertura, é importante fazer a Consulta Prévia de Viabilidade, que verifica se aquele CNAE pode funcionar no endereço informado", esclarece.
Ela também faz um alerta para quem mora em condomínios fechados: "Vale lembrar também que, no caso de apartamento, o condomínio pode ter restrição na convenção proibindo atividade comercial no local, algo que muita gente esquece de checar antes de formalizar o negócio".
Como saber se o meu negócio tem mercado?
Sob a ótica de negócios, o analista do Sebrae/CE Alan Girão destaca que iniciar uma trajetória empreendedora exige autoconhecimento.
"Para um empreendedor iniciar uma empresa é importante que ele conheça minimamente o setor onde deseja atuar e se ele se sente à vontade com a rotina de trabalho daquele segmento".
Ele usa como exemplo o fato dos hábitos pessoais. "Se gosta de dormir até mais tarde, dificilmente uma padaria seria um negócio recomendado para esse perfil", completa.
Girão recomenda ainda conversar com as pessoas, observar a concorrência e testar a ideia em pequena escala antes de oficializar o negócio.
Posso começar com até R$ 2 mil?
Sobre começar com pouco dinheiro, o analista do Sebrae é categórico. "É possível começar com R$ 2 mil ou até menos, mas dificilmente com uma estrutura completa, ponto comercial e estoque grande", pondera.
Para quem tem esse limite de orçamento, ele aponta um caminho de experimentação. "O mais seguro costuma ser começar em casa, usar equipamentos que a pessoa já possui, trabalhar por encomenda ou prestar um serviço", orienta.
Nesse perfil, ele sugere as melhores apostas para investimentos baixos, como artesanato, revenda de produtos on-line, alimentos, pequenos consertos, cursos e outras ideias que seja possível trabalhar sem um ponto fixo ou contratando mão de obra para auxiliar.
Girão também aconselha buscar ideias que custam pouco para implementar, como no setor de alimentação, e que podem ser trabalhadas com pouco ou nenhum estoque. "Assim evita-se investimento inicial elevado em estoque", destaca.
É preciso ter atenção e não misturar as finanças
A separação entre contas pessoais e empresariais é um dos pilares de sobrevivência do empreendedor. "O primeiro passo é abrir uma conta jurídica assim que o CNPJ sair", aconselha Pauline.
"Depois, integralizar o capital social e definir um pró-labore para os sócios, assim ninguém fica retirando dinheiro da empresa sem controle. Isso segue o princípio da entidade, que separa o patrimônio da pessoa física daquele da empresa".
Ela também pontua os benefícios previdenciários e práticos dessa organização. "O pró-labore também é importante porque garante a contribuição do sócio ao INSS. Na prática, o ideal é manter desde o primeiro dia um controle de fluxo de caixa (mesmo que simples, em planilha) e nunca pagar contas pessoais pelo CNPJ, nem contas da empresa pela conta pessoal", reforça.
Faturamento não é lucro e os erros comuns de gestão
Um dos maiores choques de realidade para novos empreendedores é confundir o dinheiro do caixa com o lucro real do negócio. Alan Girão adverte: "Faturar R$ 10 mil rapidamente é possível, mas faturamento não é lucro".
Ele ainda exemplifica que se o negócio vende R$ 10 mil e gasta R$ 8 mil para funcionar, o resultado foi de R$ 2 mil fora outros custos. Assim, o prazo para recuperar o investimento depende da margem, dos custos fixos e da velocidade das vendas.
"Por isso, uma expectativa realista não deve partir de uma promessa da internet, mas dos números do próprio negócio. A recomendação é buscar produtos com uma boa margem de lucro ou serviços com capacidade de escala", avalia.
Informação é a alma do negócio
O analista Girão pontua que o erro mais comum é gerir o negócio pela "impressão, e não pela informação". "O empreendedor vende, vê dinheiro entrando e acredita que está lucrando, mas não calcula todos os custos nem controla o caixa.
Para evitar isso, é preciso separar o dinheiro da empresa, definir corretamente o preço, manter capital de giro e acompanhar semanalmente o que entra, o que sai e quanto realmente sobra", ensina.
Outro erro recorrente é a falta de conexão com a demanda do mercado. "Geralmente, o erro foi começar pelo produto e não pelo mercado. A pessoa acreditou que, por gostar da ideia ou saber produzir bem, os clientes apareceriam naturalmente", enfatiza.
Ele detalha que, antes de investir, o empreendedor precisa identificar quem compraria, qual problema seria resolvido, quanto esse público aceitaria pagar e onde ele poderia ser alcançado.
Afinal, conforme conclui Girão, "ter um bom produto é importante, mas não basta". "É preciso que exista demanda e que o empreendedor consiga chegar até o cliente", frisa.
Além disso, ele faz um alerta final sobre tendências de redes sociais.
"O melhor negócio não é necessariamente o que está bombando na internet. Quando todo mundo começa a falar da mesma oportunidade, muitas vezes a concorrência já está ficando alta demais", pondera.