Rotinas organizadas

Você já teve a sensação de chegar no final do dia e se dar conta de que não houve tempo suficiente para cumprir todas as tarefas que tinha em mente? A sensação geralmente é de frustração e improdutividade. Gerenciar o tempo de trabalho com outras rotinas de vida é um desafio que requer organização e foco, especialmente quem tem dupla, às vezes até tripla jornada de trabalho.
Agendas, aplicativos, listas, planners e outras ferramentas ajudam a organizar o dia a dia. Cada pessoa tem um método que funciona de acordo com seu estilo de trabalho e demandas. Mas uma coisa não muda: a necessidade de estabelecer um planejamento.
Pessoas que têm dupla jornada de trabalho, que conciliam emprego fixo com trabalhos freelancers, ou mesmo a gestão de um negócio próprio, vivem, literalmente, com os minutos contados. Dar conta de todas as atividades profissionais sem esquecer do lazer, da saúde e da família é um desafio ainda maior nessas condições. O segredo é manter um estilo de vida baseado em muito planejamento e organização.
O gerenciamento organizado do tempo impacta não só na produtividade do trabalho, como mantém a mente menos estressada e disponível para criar novos projetos. Sem organização, é muito fácil se perder entre as tarefas e começar a ficar desesperado com o fim do prazo. Por isso, a primeira coisa a fazer é eleger o que é prioridade para você.
Uma metodologia que auxilia no processo de priorização é o GTD (Getting Things Done). Ela é dividia em cinco etapas: capturar tudo que está na sua cabeça e colocar no papel; avaliar o que demanda ação ou não; organizar em listas de tarefas de acordo com características e prioridades; refletir para obter uma perspectiva do todo e executar com significado. A ideia é traçar um caminho para fazer o que precisa ser feito, minimizando a ansiedade gerada pela desorganização.

Ferramentas que podem ajudar
Para quem quer organizar a rotina, a tecnologia dá uma forcinha. Vários aplicativos disponíveis para desktop e celular auxiliam no controle do tempo e gestão de tarefas. Confira algumas dicas.

Evernote
Com versões gratuita e paga, o aplicativo permite fazer notas rápidas, redigir textos, digitalizar documentos, salvar artigos que você quer ler depois (por meio de um aplicativo do Evernote para o Chrome), fazer printscreen, checklists e muito mais. Dá para acessar de qualquer lugar, pois fica tudo sincronizado em todos os dispositivos em que você estiver logado.

Tomato Timer
Para gerenciar o tempo de realização de uma tarefa, essa ferramenta é uma boa estratégia, pois segue um dos métodos mais conhecidos para isso, o Pomodoro. Criada na década de 1980, a metodologia consiste em focar, durante 25 minutos, em uma única tarefa e fazer pausas de até 5 minutos. A técnica ajuda a criar o hábito de trabalhar mais focado, sem distrações e a fazer pausas importantes para a mente e para o corpo. A ferramenta pode ser acessada no navegador do computador, sem necessidade de baixar o aplicativo.

Trello
O Trello é uma ferramenta de colaboração gratuita que organiza projetos/tarefas/pautas/ eventos em colunas. Pode ser usado por quem trabalha sozinho ou em equipe. A disposição das atividades na tela permite uma visualização melhor do organizador de projetos, que pode monitorar o que já foi iniciado, o que está aguardando aprovação ou já foi realizado, por exemplo. É possível também incluir as datas de entrega, anexos e compartilhar com outras pessoas. Quem trabalha em equipe pode utilizar a atribuição de tarefas e até mencionar pessoas, iniciando uma conversa sobre o status de cada atividade.

Wunderlist
Se você é daqueles que se organiza melhor com listas, esse aplicativo é uma boa opção. O Wunderlist permite criar tarefas e agendá-las por meio de um calendário. Podem ser agrupadas por deadline, diariamente ou em projetos. Ele ainda envia avisos de atividades específicas que precisam ser realizadas quando estiver em uma localização geográfica, utilizando, para isso, o GPS do celular.

Kill News Feed
Se as redes sociais são um problema para a sua concentração, desconectar a internet do celular para não ver as notificações é o primeiro passo. Mas se a tentação de ver as atualizações do Facebook é maior quando você está trabalhando no desktop, é possível instalar uma extensão para Google Chrome que bloqueia a atualização da sua timeline. A ferramenta Kill News Feed vai te ajudar a não perder horas olhando publicações. Você pode até tentar acessar o feed, porém ele só exibe o cabeçalho da página e embaixo dele a mensagem “Don’t get distracted by Facebook!” (não se distraia com o Facebook, em tradução livre). O desbloqueio pode ser feito quando você quiser.

GTD
Criado pelo norte-americano David Allen, consultor em produtividade há mais de 30 anos, o GTD (Getting Things Done) se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:
Capturar: Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passá-las para algum lugar mais confiável. 
Esclarecer: Esse é o momento em que  você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
Organizar: É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
Refletir: Esse é o momento de revisão de todo o sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva. 
Engajar: É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.