INFORMAÇÃO DIGITALIZADA

GED traz economia e organização à empresa

02:45 · 05.02.2007
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos proporciona economia de tempo e dinheiro, além de boa produtividade

Haverá um dia em que, em virtude da disseminação da tecnologia digital, os papéis sumirão de nossas mesas de trabalho para dar lugar à informação na forma de bits? Para os especialistas em Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) essa tendência já está em curso. Segundo eles, o uso do papel resulta em gastos de tempo e dinheiro (muitas vezes desnecessários) que vão além do simples custo de inúmeras cópias em papel. A manutenção dos equipamentos de impressão, a perda de produtividade e o custo no arquivamento e localização estão entre os fatores que cada vez mais acabam contrapondo-se às facilidades do gerenciamento eletrônico de documentos.

Para se ter idéia dos benefícios que podem ser alcançado somente quanto à economia de espaço, basta saber que um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. Já um CD, que mede 120 milímetros de diâmetro, pode armazenar até 650 MB de informação, o correspondente a 13 mil páginas de documentos. Também há vantagens em relação ao acesso a essa informação. ‘‘Um executivo gasta cerca de 30% de seu tempo por dia em busca de informações que geralmente estão nas mãos de outras pessoas, como secretárias e outros funcionários’’, conta Ivanez Dantas Júnior, diretor da Digitar Soluções, empresa cearense especializada em GED. Ivanez sugeriu a abordagem do tema pelo TecnoGuia através do serviço ‘‘Alô Redação’’ do Diário do Nordeste.

São cerca de quatro semanas que um executivo gasta por ano procurando documentos. Mas, no acesso a essas informações, segundo Ivanez, o GED proporciona respostas precisas. O usuário tem a informação sem sair da mesa de trabalho e não corre o risco de ter papeis extraviados. O diretor da Digitar cita vários ‘‘cases’’ de sucesso na implantação do GED. Um deles é o caso de uma grande empresa de metalurgia que levava quatro dias para atender a uma solicitação de documentos (como uma segunda via de uma nota fiscal, por exemplo) por parte dos clientes. Hoje, após adotar o gerenciamento eletrônico, o processo leva dois minutos. ‘‘Eles investiram R$ 500 mil em GED e agora economizam R$ 800 mil em um ano’’, comenta Ivanez Júnior. Por mexer com a cultura organizacional da empresa, abolir papéis do dia-a-dia nem sempre agrada a todos. ‘‘Muita gente ainda tem resistência a deixar de usar o papel’’, diz.

Formatos

No processo de digitalização para a implantação do GED, a empresa utiliza tecnologias como o escaneamento com reconhecimento de textos e manuscritos — OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres). Com a digitalização, os formatos de arquivos mais utilizados são o PDF (Portable Document Format), que pode ser aberto em qualquer computador com o programa Acrobat Reader, e o TIFF (Tagged Image File Format), um padrão de arquivo de imagem com elevado padrão de cores.

Para Ivanez Júnior, a melhor opção de formato para armazenar arquivos é o PDF. ‘‘É uma boa ferramenta, com a facilidade de constantes atualizações, tem um visualizador free (gratuito) e permite a inserção de comentários’’, afirma. O formato pertence à Adobe, mas até a Microsoft já reconhece sua importância ao oferecer em seu novo pacote de softwares Office 2007 (formado pelo Word, Excel e PowerPoint, entre outros) a opção de salvar e gerar documentos em PDF.

Para empresas que desejam adotar o GED, os custos são de R$ 0,31 por folha digitalizada, segundo aponta o diretor da Digitar. Há ainda o investimento de cerca de R$ 12 mil no software, que dá direito a uma licença de uso para o administrador do sistema e duas licenças para terminais visualizadores do tipo web.

DOCUMENTOS

"Um executivo gasta cerca de 30% de seu tempo por dia em busca de informações"
Ivanez Dantas Júnior - Diretor da Digitar Soluções

FIQUE POR DENTRO
Para entender o GED

Um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não significa somente o armazenamento de arquivos eletrônicos. Mais que isso, significa a capacidade de gerenciar e tornar acessível, de forma controlada, todo o capital intelectual da empresa.

No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado em um computador, inclusive em rede, sem a necessidade de impressões. Atualmente, porém, a maioria das empresas tem uma quantidade de documentos que já nascem eletrônicos. São documentos do Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails, etc. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões e duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos e custos desnecessários com armazenamento. Devido às muitas tecnologias a ele relacionadas, o conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura.

O conceito envolve cuidar de toda a vida informacional da empresa. Os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos implementa a categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.

© Todos os direitos reservados. O conteúdo não pode ser publicado, reescrito ou redistribuído sem prévia autorização. Passível ação judicial.