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Viver Melhor: odeio reunião

00:00 · 29.07.2017

Essa foi a resposta mais citada em pesquisa realizada pela Triad Consultoria sobre reuniões em ambiente de trabalho. Segundo dados da pesquisa feita com 2.000 executivos brasileiros, 69% disseram que odeiam reuniões. A mesma pesquisa constatou que 70% das reuniões não chegam a lugar nenhum, e uma empresa, de 100 funcionários, desperdiça em média R$ 500 mil anuais com o tempo perdido nelas. Ou seja, além de você estar perdendo seu tempo na reunião, ainda está jogando dinheiro fora.

Então, a solução seria não realizar reuniões? Claro que não. Embora haja defensores da ideia que pensamento individual é mais produtivo do que em grupo, as reuniões, quando bem conduzidas, são instrumentos valiosos para intercâmbio de ideias, criação de soluções, melhoria de processos e alcance de resultados.

Pesquisa realizada com nossos clientes apontam que uma reunião sensacional é aquela que tem objetivos claros, espaço para escuta, comunicação objetiva, ações bem definidas e respeito ao horário acordado. Mas, se são tão simples e tão óbvios os requisitos para uma reunião sensacional, por que tantas delas simplesmente não funcionam? O problema está nas interferências que acontecem antes, durante e após a reunião.

Algumas das interferências citadas na pesquisa foram: falta de pontualidade, tanto dos participantes como do próprio condutor; falta de método; falsa harmonia (muitos "concordam" sem concordar); distrações com celulares e notebooks; perda de foco; interrupções externas (ligações atendidas e entrada de pessoas na sala); e conflito de egos (melindres e disputas de poder).

Além dessas interferências, existe também alguns participantes "especiais" que muitas vezes exigem uma habilidade diferenciada por parte do condutor para não deixar a reunião ser prejudicada por eles. Por exemplo, tem alguns participantes que são "tagarelas", falam sobre o que sabem e o que não sabem. O importante para eles é falar, falar, falar e mostrar que "sabem de tudo".

Tem alguns que são "humoristas". Mais do que no objetivo da reunião, esses focam em não perder a piada, não permitindo que o grupo se aprofunde na discussão. Tem os "puxa-sacos", que são aqueles que não têm ideia própria, em tudo concordam com o chefe. Tem os pessimistas, que só enxergam o que não vai dar certo. E os "repolhos"? Ah! São aqueles que ficam ali quietos, sem se mexer, sem falar, sem participar, sem contribuir; totalmente imóveis, paralisados, estátuas.

O que fazer diante de tudo isso? Primeiro, dedique tempo para a preparação. Não existe performance extraordinária sem tempo de preparo. Em seguida, capriche na abertura, os primeiros minutos de uma reunião são determinantes. Deixe bem claro aos participantes qual o propósito e a pauta do encontro, assim como o que se espera de cada um deles. É essencial que as regras sejam bem definidas logo no início. Faça acordos, por exemplo, sobre uso de celular e interrupções, tanto internas quanto externas.

Em vez de ir direto ao ponto, faça alguma intervenção "quebra-gelo" para gerar maior engajamento das pessoas. Escolha uma estrutura de condução que lhe ajude a manter a objetividade e a sequência lógica da discussão. Dê chance para as pessoas falarem e saiba se posicionar na hora que elas tiverem que calar. Fique atento para trazer o assunto de volta ao foco caso alguém se desvie do objetivo da reunião. Deixe à vista um relógio grande, de forma que todos possam se observar quanto ao uso do tempo. Comece e termine suas reuniões na hora combinada. É melhor reuniões curtas e frequentes do que espaçadas e demoradas.

No fechamento da reunião, foque unicamente em inspirar as pessoas a agir. Para isso deixe claro o que, por quem e quando será feito. Após a reunião, não esqueça de acompanhar as ações acordadas. Ajude o grupo a manter a memória do que foi combinado através de lembretes, de frases motivacionais e checagens parciais.

Esteja você entre os 31% que consideram as reuniões produtivas, divertidas e cheias de sentido. Que suas reuniões não sejam aquelas que levam a lugar nenhum. Que não haja desperdício de tempo, nem muito menos prejuízo nas reuniões conduzidas por você. Que, pelo contrário, suas reuniões sejam um espaço de aprendizado valioso, indo muito além de uma mera troca de informações. Que suas reuniões provoquem soluções e movimentem as pessoas para a ação. Quando o aprendizado é vivido na prática, a reunião atinge assim seu poder de gerar transformação!

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