Gestão de tempo na prática é tema de livro

Trabalhar, estudar, informar-se, dar atenção para a família e amigos, lidar com afazeres domésticos, praticar esportes, cuidar da própria saúde, ter tempo para lazer, repousar... ufa! No dia a dia, são inúmeras atividades que temos de dar conta e muitas vezes o espaço de tempo de 24 horas parece pequeno. No entanto, com uma boa organização e a correta gestão do tempo, é possível fazer tudo o que é necessário, com eficiência e eficácia. A pergunta fundamental é: o que eu não posso deixar de fazer hoje?

Não por acaso, é esse o título do livro do palestrante e empresário Carlos Júlio, publicado pela Planeta Estratégia. “O que não posso deixar de fazer hoje?” aborda como lidar de maneira saudável com as aflições do mundo moderno e a cobrança do tempo. Ao longo do livro, de 192 páginas, Carlos Júlio compartilha sua angústia com relação ao tema e o que aprendeu ao longo de sua trajetória de sucesso. 

“Meu método para me desdobrar entre tantos afazeres é simples, lógico e factível. Exige certo empenho, é verdade, mas não diria que cobra grandes renúncias. Tecnologias podem ajudar a colocá-lo em prática, mas o planejamento do uso do tempo que proponho pode ser feito em qualquer caderno”, explica o autor, que detalha mais sua metodologia na entrevista a seguir.

Diário do Nordeste: Por que a reclamação "não tenho tempo para nada", é uma das mais frequentes ditas pelas pessoas?
Carlos Júlio: Para a maioria das pessoas é uma das reclamações mais frequentes por absoluta falta de disciplina. Comprovamos, por pesquisas, que os atletas, executivos e até mesmo profissionais liberais sentem uma grande frustração por não terem tempo suficiente para fazer tudo o que querem. E isso tem nome e sobrenome: faltam-lhes foco, disciplina e organização.

Por que a pergunta "o que eu não posso deixar de fazer hoje?" é tão importante para a organização pessoal? Parece simples pensar nisso, mas é um desafio para muitas pessoas...
A ideia da pergunta é realmente organizar nosso dia dando a ele foco. Vamos lá: foco é a sua capacidade de dizer “não”. Quem diz “sim” a tudo pode ser simpático e atencioso, mas com certeza perderá o foco daquilo que não pode deixar de fazer. Por isso, no livro, recomendo começarmos o nosso dia olhando para as nossas tarefas do dia ou da sua lista ou agenda e se fazer essa pergunta: o que não posso deixar de fazer hoje? Com isso, você dará ao seu dia uma ordem para realizar as tarefas inadiáveis.

De que forma isso se aplica ao universo profissional?
Aplica-se tanto a sua vida profissional como pessoal. É você viver em função do que quer e precisa e não deixar o automatismo do seu comportamento dominar as suas preciosas horas de trabalho ou mesmo de lazer. Quando você não domina sua agenda acaba fazendo com que o dia termine antes das tarefas a serem cumpridas. Daí o segundo elemento: a disciplina. Afinal, disciplina é fazer o que você se propôs a fazer, certo? Quando juntamos a disciplina ao foco, tudo se realiza em menos tempo e quando o tempo rende, nos sentimos mais energizados para fazer mais e os ladrões do nosso tempo são domados.

A gestão do tempo, no caso dos cargos de chefia, é diferente de um "subalterno", por exemplo? Ou todos precisam levar em conta esses princípios e gestão do tempo?
Gestão do tempo e das nossas agendas significa usar o tempo em prol das nossas metas e dos nossos sonhos. Não controlamos o tempo, mas podemos e devemos aprender a usá-lo em prol do que queremos. Quando você não domina sua agenda, alguém a dominará e aí, serão as prioridades dos outros guiando sua vida. Assuma a sua agenda e desenhe os seus dias.

Quando o profissional se vê diante de uma rotina atribulada, com muitos afazeres, de que forma pode organizar o pensamento para dar conta de tudo? Ou a questão não é "dar conta de tudo", e sim priorizar o que é mais importante?
Em primeiro lugar, nós criamos as nossa rotinas. Quando você não dá conta de fazer, sistematicamente, suas tarefas no tempo do expediente – por exemplo no trabalho – , três coisas podem estar acontecendo: 1. Você é um péssimo líder, centralizador, não delega e aí se afoga nas tarefas além do dia; 2. Você está com a equipe errada, pois esta não tira as tarefas de sua mesa, deixando tudo pra você, de decisões a tarefas mais básicas – agora, é bom lembrar que se você está com a equipe errada a culpa é sua; 3. Você é do tipo desorganizado e a organização é o último elemento acima de foco, disciplina e organização. Fácil entender organização. É a ação organizada. Muitas pessoas trabalham longas horas mas desorganizadamente, e aí, claro, o dia, as semanas e os meses não são suficientes.

A percepção geral que se tem hoje é que o grande número de recursos tecnológicos e dispositivos torna nosso dia ainda mais atribulado e difícil de administrar. Essa percepção é real? Antigamente, sem celular, internet e WhatsApp, a vida era mais tranquila?
As tecnologias têm que nos servir, não nos escravizar, e aqui estamos novamente falando em dominar o tempo. Tecnologia que nos ajuda a nos comunicar mais rápido também tira nossa atenção. Quanto do seu tempo do dia é alocado no WhattsApp, Messager ou redes sociais? Esses são os maiores “ladrões de tempo” da atualidade. E aqui a recomendação é uma só: termine tudo que comece antes de ir para outra tarefa ou consultar seus e-mails ou redes sociais. Você, acredite, viverá muito melhor.

De que forma você aprendeu a lidar com a gestão do tempo? Houve algum acontecimento específico que levou a isso?
Não me lembro, mas percebi que quando eu usava uma horinha do meu domingo para planejar a minha semana e o início de cada dia para organizar as tarefas de acordo com a resposta à pergunta mágica “o que não posso deixar de fazer hoje?” , minha vida ficou mais produtiva, menos estressante e sobrou tempo para mim, para a família e até para trabalhos voluntários.

Conte-nos a respeito do livro "O que eu não posso deixar de fazer hoje", como surgiu a ideia de escrevê-lo e qual seu objetivo com a obra.
Muito simples: o livro surge da palestra que ministro “Quanto tempo o tempo tem?”. A palestra surgiu de uma aula que preparei para os meus alunos que queriam entender como eu faço tantas coisas ao mesmo tempo. Para provar a eles que era possível, montei a aula baseada no meu dia a dia. Eu não sabia que era tão poderoso ter um método de trabalhar definido. Mas é!

Saiba mais
O autor
Filho de imigrantes portugueses, Carlos Júlio sempre foi uma pessoa atarefada. Ele foi criado no boteco e no empório do pai com muitas tarefas a cumprir. Desde cedo aprendeu a desempenhar muitas funções, o que enriqueceu seu currículo: é professor, palestrante, executivo, empreendedor, board member, colunista de rádio, coach de presidentes de empresas, além de avô, pai, marido e uma pessoa repleta de amigos.

A frase que dá título ao livro coloca em foco aquilo que as matrizes de gestão de tempo costumam chamar de "importante e urgente". Ao longo da publicação, Júlio apresenta sua metodologia de time management, abordando os elementos foco, disciplina e organização, que possibilitam alcançar a máxima eficácia nos âmbitos profissional e pessoal, além de defender a importância das pausas e ajudar a identificar e se afastar dos "ladrões do tempo". Ele também detalha como aplicar determinados métodos de gestão de tempo, como o Método Pomodoro e a bucket list.

“Na busca pelo foco e pelas tarefas que não podemos deixar de cumprir hoje, precisamos tomar um cuidado todo especial com os ladrões do nosso tempo. Nem sempre percebemos como eles são onipresentes e ameaçadores”, cita Carlos Júlio no livro, exemplificando como as redes sociais ocupam o nosso tempo: “nós, brasileiros, ficamos conectados durante 9h38 minutos diariamente”, exemplifica.

Trata-se, portanto, de um livro para ampliar nossa visão sobre a gestão do tempo, da organização da rotina e de que maneira podemos administrar melhor nossos afazeres – sem deixar de realizar nada que seja importante naquele dia.

O que eu não posso deixar de fazer hoje?
Autor: Carlos Júlio
192 páginas
Planeta Estratégia