Como fazer uma reunião ser produtiva

Em tempos de trabalho home office, é cada vez mais comum a realização de reuniões virtuais para encaminhar os mais diversos assuntos. Nessas dinâmicas, gestores e colaboradores têm suas próprias responsabilidades a fim de tornar esses momentos realmente produtivos. Afinal, não há tempo a perder com encontros – mesmo que virtuais – enfadonhos e que não terminem com resultados práticos. Dessa forma, fazer reuniões que tragam bons resultados para a empresa e que não atrapalhem a rotina dos colaboradores é uma habilidade importante.

Garantir a boa comunicação entre os membros das equipes, mesmo à distância, e o bom compartilhamento das atividades são alguns itens fundamentais das boas reuniões de trabalho.

Erika Linhares, pedagoga, executiva especializada em soft skills (habilidades comportamentais interpessoais) e fundadira da B-Have, empresa que oferece mentoria especializada em acelerar pessoas e negócios, traz algumas dicas de como organizar e conduzir um meeting corporativo:

Dinamismo
Faça reuniões diárias rápidas. Por conta do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual. “Faça reuniões objetivas de 30 minutos a 1 hora e de preferência pela manhã para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito”, recomenda Erika Linhares.

Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muitas pessoas falando ao mesmo tempo.

Organização
É recomendável que a reunião seja preparada antes de ser marcada. Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material pré-reunião para explicar qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções. “É importante que todos estejam preparados para que a reunião seja bem produtiva”, aconselha Erika Linhares.

Produtividade
A pedagoga e executiva especializada em soft skills defende que o gestor deve estabelecer o tempo que a reunião irá durar. Uma reunião produtiva deve durar no máximo 1 hora. “Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do horário previsto de fim, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar”, recomenda Erika Linhares.

Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas.

Comando
O mediador da reunião deve chegar alguns minutos antes do horário previsto para o início a fim de verificar se a internet está funcionando, se todos foram devidamente avisados, checar a apresentação etc. “Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado, ainda que faltem pessoas, para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina dos envolvidos”, explica Erika Linhares.

Foco
Uma reunião deve se concentrar no tema pré-estabelecido. O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja objetiva. “É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a reunião do início ao fim e interromper pessoas se necessário”, observa Erika Linhares.

Caso o gestor perceba que os tópicos previstos não estão sendo discutidos como deveriam, precisa corrigir o rumo do encontro.

Participantes
A escolha das pessoas para a reunião também é um grande determinante para o seu sucesso. “Convoque aqueles que são realmente necessários para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões”, aconselha Erika Linhares.

O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

Conclusão
É preciso sair da reunião com um plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas serão executadas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar os processos. Depois é necessário enviar a ata. “As decisões têm que estar documentadas para não surgir  nenhuma dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações combinadas e seus respectivos responsáveis”, finaliza Erika Linhares.